အလုပ်တွင် ကောင်းမွန်ထိရောက်သော ဆက်သွယ် ပြောဆိုခြင်း၏ အရေးပါမှု

မည်သည့်ပတ်ဝန်းကျင်တွင်မဆို လူတစ်ဦး နှင့် တစ်ဦး ဆက်ဆံရေးတွင် ကောင်းမွန်ထိရောက် စွာ ပြောဆိုဆက်ဆံနိုင်ခြင်းသည်လည်း အလွန် အရေးပါသော ကျွမ်းကျင်မှုတစ်ခု ဖြစ်ပါသည်။ မိမိ အလုပ်လုပ်သည့် ပတ်ဝန်းကျင်တွင် ကောင်းမွန်ထိရောက်သောဆက်သွယ်ပြောဆို နိုင်ခြင်းသည်အောင်မြင်သောဝန်ထမ်းကောင်း တစ်ယောက်၊ အောင်မြင်သောလုပ်ငန်းရှင် တစ်ယောက်အဖြစ် ရပ်တည်နိုင်ရန်အတွက် လိုအပ်သော ကျွမ်းကျင်မှု တစ်ခုဖြစ်ပါသည်။

မိမိအလုပ်ပတ်ဝန်းကျင်တွင် ကောင်းမွန် ထိရောက်သော ဆက်သွယ်ပြောဆိုနိုင်ခြင်း သည် တစ်ဦးနှင့်တစ်ဦး အငြင်းပွားမှုများကို လျော့ကျစေသည့်အပြင်၊ ကောင်းမွန်သော လုပ်ငန်းခွင်တစ်ခုကို ဖန်တီးနိုင်ရန်အတွက် လည်းများစွာအရေးပါသည်။ ကောင်းမွန်သော ဆက်သွယ် ပြန်ကြား ပြောဆိုခြင်းကြောင့် မိမိ၏ဖောက်သည်များနှင့် ကောင်းမွန်သော ဆက်ဆံရေးကိုတည်ဆောက်နိုင်သည့်အတွက် မိမိအလုပ်လုပ်သည့် အဖွဲ့အစည်းအတွက် များစွာအကျိုးအမြတ်ကိုရရှိနိုင်ပါသည်။ မိမိ၏ အဖွဲ့တွင်လည်း အဖွဲ့ဝင်အားလုံးနှင့်ဆက်ဆံရေး ကောင်းမွန်ပြီးအလုပ်များကို ထိရောက် ပြီးမြောက်အောင် လုပ်ဆောင်နိုင်ပါသည်။ ထိုကြောင့် မိမိ၏အလုပ်ရှင်ထံမှ ကျေနပ်မှုကို ရရှိပြီး အကောင်းဆုံးဝန်ထမ်းတစ်ဦးအဖြစ် သတ်မှတ်ခြင်းခံရနိုင်ပါသည်။

ဆက်သွယ်ခြင်းဆိုသည်မှာ မိမိကိုယ်တိုင်က မိမိပြောလိုသောသတင်းများကို အားလုံးသို့ ဖြန့်ဝေခြင်း(သို့မဟုတ်) အခြားသူက ပြောလိုက် သော သတင်းများကို အားလုံးသို့ပြန်၍ ဖြန့်ဝေပေးခြင်းလည်းဖြစ်နိုင်ပါသည်။ စီမံခန့်ခွဲ မူပြုလုပ်ရန်အတွက် Communication သည် အဓိကအနှစ်သာရဖြစ်သည်။

စီမံခန့်ခွဲခြင်း၏ အခြေခံ လုပ်ဆောင်ချက်များ ဖြစ်သောစီမံကိန်းရေးဆွဲခြင်း၊ စုစည်းခြင်း၊ ညွှန်ကြားခြင်းနှင့် ထိန်းချုပ်ခြင်းများကို ထိရောက်ကောင်းမွန်စွာပြုလုပ်နိုင်ရန်အတွက် ထိရောက်သော Communication Skills ရှိရန်လိုအပ်ပါသည်။ Business Communication တွင်အဓိကအကျဆုံးမှာ သတင်းအချက်အလက်များသည် လုပ်ငန်း အတွင်းစနစ်တကျစီးဆင်းနေရမည်ဖြစ်သည်။ Business Communication တွင်ပြန်လည် သတင်းပို့ခြင်းသည် အဓိကလိုအပ်သော အပိုင်း ဖြစ်သည်။(ဥပမာ- လုပ်ငန်းခွင်တွင် အများဆုံး တွေ့ရသည်မှာ လူငယ်များသည် ပြန်လည် သတင်းပို့ခြင်း [Feedback, Report Back]ပြုလုပ်ခြင်းများ အင်မတန်အားနည်း လာသည်ကိုတွေ့ရပါသည်။)

အောင်မြင်သောအဖွဲ့အစည်း လုပ်ငန်းတစ်ခု အတွက် ထိရောက်သော Communication သည်အဓိကကျသော အစိတ်အပိုင်း တစ်ခု ဖြစ်ပါသည်။ ထိရောက်သော Communication တစ်ခုဖြစ်ဖို့အတွက် ဖြတ်ကျော်ရမည့် အတား အဆီးများစွာရှိနိုင်ပါသည်။ Communication သည်အပြန်အလှန်ပြောဆို လက်ခံရသည့် ဖြစ်စဉ်တစ်ခုဖြစ်ပါသည်။သတင်းအချက်အလက်များ ပို့သူဘက်မှ ပို့လိုက်သောသတင်းကို လက်ခံသူဘက် မှလည်းလက်ခံပြီး ကောင်းမွန်စွာလက်ခံရရှိ ကြောင်း ပြန်လည်ပြောကြားမှသာလျှင် ထိရောက်သော Communication တစ်ခု ပြီးမြောက်နိုင်မည်ဖြစ်ပါသည်။ ထိရောက်သော Communication တစ်ခုဖြစ်ရန် အောက်ပါ အချက်အလက်များနှင့်ပြည့်စုံရန် လိုအပ်ပါ သည်။

• 1) ရည်ရွယ်ချက် ရှင်းလင်း ပြတ်သားမှုရြှိခင်း

အချက်အလက်ပို့မည့်သူအနေဖြင့် မိမိပို့လို သည့်အချက်အလက်ကို မိမိ၏ စိတ်တွင် ရှင်းလင်းစွာ သိရှိရန် လိုအပ်ပါသည်။ အချက်အလက်ပို့မည့်သူအနေဖြင့် မိမိ ပို့မည့်သူထံသို့ အဓိကပို့ဆောင်ရသည့် ရည်ရွယ်ချက်ကိုလည်း ရှင်းလင်းစွာသိရှိရမည် ဖြစ်ပါသည်

• 2) ပြည့်စုံမှုရြှိခင်း

ပို့မည့်အချက်အလက်များသည် ပြည့်စုံမှုရှိရန် လိုအပ်ပါသည်။ ပို့မည့်အချက်အလက် များကို ဂရုတစိုက် စစ်ဆေးမှုပြုရန်လိုအပ်ပါသည်။ ပို့မည့်အချက်အလက်များကို ကောင်းမွန်စွာ စုစည်းထားရန်၊ စနစ်တကျစုဆောင်းထားရန် လိုအပ်ပါသည်။ လက်ခံမည့်သူကို အဓိပ္ပါယ် နှစ်ခြွဖစ်စေနိုင်သည့်ယူဆချက်များ ဖြစ်အောင် မပြုလုပ်သင့်ပါ။

• 3) တိုတောင်း၍အချက်အလက်ပြည့်စုံခြင်း

အချက်အလက်များသည်တိုတိုနှင့်ပြည့်စုံမှုရှိ ရန်လိုအပ်ပါသည်။ မလိုအပ်သည့်အကြောင်း အရာများကိုအသေးစိတ်ရှင်းပြခြင်းမျိုး မပြုလုပ် သင့်ပါ။ အချက်အလက်များသည်ထိထိမိမိ တိုတောင်း ၍ရှင်းလင်းရန်လိုအပ်ပါသည်။

• 4) တုံ့ပြန်မှုပြုခြင်း

လက်ခံရရှိသူ၏တုံ့ပြန်မှုကိုကြည့်ပြီး ပို့လိုက် သောအချက်အလက်ကိုလက်ခံသူကနားလည် မူရှိ၊မရှိကိုသိနိုင်ပါသည်။ တုံ့ပြန်မှုကို အချိန်မီ စာနှင့်ဖြစ်စေ၊ လူကိုယ်တိုင်ဖြစ်စေ၊ ဖုန်းနှင့်ဖြစ် စေ ပြန်လည်အကြောင်းပြန်ရန်လိုအပ်သည်။ ပြန်လည် ပြောကြားသည့် အခါ တွင်လည်း အသေး စိတ်ပြန်လည်ပြောကြားပေးရမည် ဖြစ်သည်။

• 5) စာနာမှုရြှိခင်း

ထိရောက်မှုရှိသော Verbal Communicationတွင် နားထောင်နေသူ အနေဖြင့် Non Verbal Communication ဖြင့် ပြန်လည်အသိအမှတ်ပြုခြင်း၊ဖုန်းဖြင့်ပြောသည့် အခါတွင်လည်း မိမိနားထောင်နေသည်ကို တစ်ဖက်လူသိအောင် အသံဖြင့် အသိအမှတ် ပြုခြင်းများပြုလုပ်သင့်ပါသည်။ ပြောကြားသူ အနေဖြင့်လည်းနားထောင်သူ များ၏အမူအရာ၊ ခံစားမှုများကိုကြည့်ပြီး မိမိပြောကြားနေ သည်ကို တစ်ဖက်က စိတ်ဝင်စားမှု ရှိ၊ မရှိကို သိနိုင်ပြီး၊ အကယ်၍ တစ်ဖက်လူက စိတ်ဝင်စားမှုမရှိလျှင်လည်း မိမိအနေဖြင့် မိမိ၏ပြောဆိုမှုကိုပုံစံပြောင်းရန် လိုအပ်သည် ကိုသိရှိရမည်ဖြစ်သည်။ ထို့ကဲ့သို့အပြန်အလှန် နားလည်မှုရှိမှသာလျှင် ပိုမိုထိရောက် အောင်မြင်သော Communication ဖြစ်လာနိုင်မည်ဖြစ်ပါသည်။

• 6) မိမိပေးပို့မည့်သူ၏ အနေအထားနှင့်ကိုက်ညီမည့် အချက်အလက်များဖြစ်အောင် ပြုပြင်မွမ်းမံနိုင်ခြင်း

အဖွဲ့အစည်းအတွင်းရှိ လူအမျိုးမျိုးအတွက် ပေးပို့ရမည့်အချက်အလက်များ၏ လိုအပ်ချက် သည်လည်း ထိုလူ၏ ပညာအရည်အချင်း၊ ရာထူး၊ အသက်၊ ကျား၊ မ၊ ကိုးကွယ်သည့်ဘာသာ၊ လူမျိုးပေါ်မူတည်ပြီး ကွဲပြားမှုရှိရမည်။ Middle Level Management အတွက်သင့်တော်သည့်ပုံစံသည် Top Level Management ကို ပြောကြားသည့်ပုံစံနှင့် ကွဲပြားမှုရှိရန်လိုအပ်သည်။ ဗန်းစကားများဖြင့် ပြောကြားခြင်းကို ရှောင်ရှားရန်လိုအပ်ပါသည်။ အဘယ်ကြောင့်ဆိုသော် နားထောင်သူကို နားလည်မှုလွဲခြင်း၊ အဓိပ္ပာယ်ပြန်လွဲခြင်းများ ဖြစ်ပေါ်နိုင်မှုများဖြစ်နိုင်ပါသည်။ ထို့ကြောင့် မိမိပြောမည့် Target Audience ကိုကြည့်ပြီး မိမိပေးချင်သောInformation ကိုလိုအပ်သလို ပြုလုပ်နိုင်ရမည်ဖြစ်သည်။

• 7) Communicationပြုလုပ်ရာတွင် အသုံး ပြုသင့်သည့်Channels အားလုံးကိုသိရြှိခင်း

ထိရောက်သောCommunication တွင် အသုံးပြုရန်ရှိသည့်များစွာသော Channel များထဲမှ မိမိပို့လိုသည့် message နှင့် သင့်တော်မည့် Channel ကိုရွေးချယ်ပြီး ပို့နိုင်ခြင်းသည်လည်းMessageကို ပို၍ရှင်းလင်း စွာနားလည်နိုင်သည်။ Channels အရွေးမှားခြင်းသည် မိမိပို့လိုက် သော Message ပုံပျက်စေနိုင်သည်။ (ဥပမာ - မိမိအနေဖြင့် မိမိ၏Customerအား ငွေလွှဲရန် အတွက် Bank Accout ပြောရမည်ကို ဖုန်းဖြင့်ပြောခြင်းသည်လွှဲမှားသော Channel ကိုအသုံးပြုမိခြင်းဖြစ်သည်။ အဘယ်ကြောင့်ဆိုသော် Bank Account သည် ကိန်းဂဏန်းများဖြစ်သည့်အတွက်နားကြားလွဲ နိုင်သည့်အတွက် SMS, Email, Messenger, Viberအစရှိသည်တို့ဖြင့် ပို့၍ သင့်တော်မည် ဖြစ်ပါသည်။)

• 8) ထိရောက်သော Grapevine (တစ်ဆင့်စကား) ဖြစ်အောင်ပြုလုပ်နိုင်ခြင်း

(Informal Channel of Communication) အဖွဲ့အစည်းများတွင် တစ်ခါတစ်ရံ အခြေအနေ မျိုးတွင် ဝန်ထမ်းများအား ထိရောက်သော Grapevine Communication ကိုအသုံးပြု ရန်လိုအပ်ပါသည်။ တစ်ခါတစ်ရံတွင် Manager များအနေဖြင့် သီးသန့်ဖြစ်သောကိစ္စများတွင် ထိရောက်သော Grapevine Communication ကိုအသုံးပြုပြီး မိမိလက်အောက်ကဝန်ထမ်း များအား ပြောကြားရသည့်ကိစ္စများ ရှိနိုင် ပါသည်။ (ဥပမာ -မိမိ၏ Top Managementမှာ အဖွဲ့အစည်းအတွင်း Change နှင့် ပတ်သက် သည့်အကြောင်းအရာပြုလုပ်ဖို့် လိုအပ်သည့် အခါ Managerများအနေဖြင့် ဝန်ထမ်းများ အားအလုပ်နှင့် ပတ်သက်သည့်ပြောင်းလဲမှုများ ဖြစ်လာ သည့်အခါကြိုတင်ပြင်ဆင်နိုင်ရန်နှင့် ကြုံတွေ့လာနိုင်သောပြသာနာများကို ကြိုတင် ပြင်ဆင် နိုင်ရန်အတွက် Informal Channel မှတစ်ဆင့် ထိရောက်မှုရှိသော Grapevine Communication ကိုအသုံးပြုရပါမည်။)


မိမိသည် မိမိလုပ်ငန်းတွင်ထိရောက်သော Communicator တစ်ဦးဖြစ်လာရန်အတွက် အထက်ဖော်ပြပါအချက်များကို ထိရောက် မှန်ကန်စွာအသုံးပြုပြီး မိမိ၏အလုပ်ခွင်ကို ပိုမိုကောင်းမွန်လာအောင်ပြုလုပ်သင့်ပါသည်။

မိမိတွင် Communication Skills ကောင်းမွန်ခြင်းသည် မိမိ၏အလုပ်တွင် တိုးတက်မှုရှိရန်အတွက် ၈၀ရာခိုင်နှုန်း အထိ အရေးပါမှုရှိနိုင်ပါသည်။ ထို့ကြောင့်မိမိတို့ အနေဖြင့်Communication နှင့်ပတ်သက်သည် များကိုသိရှိပြီးသည့်အခါတွင်လည်း လုပ်ငန်း တွင် အမှန်တကယ် လက်တွေ့အသုံးပြုပြီး အောင်မြင်သောဝန်ထမ်းများ၊ လုပ်ငန်းရှင်များ ဖြစ်လာနိုင်ရန်အတွက် မျှဝေပေးလိုက်ပါသည်။

မဆွေဇင် MHR
၇.၉.၂၀၁၈